Gästeliste und Einladungen

Laden Sie Crew, Künstler, Presse und Freunde ein. Sie sagen per E-Mail zu und erhalten ihre Tickets, die am Einlass wie alle anderen gescannt werden.

4 Min.Inhaber und Bearbeiter

Die Gästeliste ist für Personen, die nicht kaufen: Ihre Crew, die Gäste der Künstler, die Presse, Partner. Jeder Gast erhält eine Einladung per E-Mail; mit der Zusage werden die Tickets erstellt und verschickt, und der Gast kommt damit hinein wie alle anderen.

Ihre Kontakte

Gäste im Menü enthält Ihre Kontakte, für alle Ihre Veranstaltungen: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefon und Sprache. Gruppieren Sie sie in Listen (Listen verwalten: Crew, Presse, Künstler…), um eine ganze Liste auf einmal einzuladen. Ein Kontakt kann auf mehreren Listen stehen.

Gäste: Ihre Kontakte, mit den Veranstaltungen, zu denen sie eingeladen wurden

Gäste zu einer Veranstaltung einladen

Öffnen Sie die Veranstaltung und dann den Tab Gästeliste.
Fügen Sie Gäste hinzu:
- Aus Kontakten hinzufügen: Wählen Sie Personen oder eine ganze Liste, den Tickettyp und die Anzahl der Plätze.
- CSV importieren: eine Datei mit den Spalten name und email, optional auch phone, company und quantity (die Plätze für diesen Gast). Wählen Sie das Ticket, das sie bekommen. Neue Personen werden auch zu Ihren Kontakten hinzugefügt.
Prüfen Sie die Liste und wählen Sie dann N Einladungen senden (alle, die noch nicht eingeladen sind), oder markieren Sie einige Gäste und wählen Sie An N Ausgewählte senden, oder Senden in einer Zeile.

Was Gäste erhalten

Eine E-Mail in ihrer eigenen Sprache, Sie sind eingeladen, mit Veranstaltung, Datum, Ort und ihren Plätzen. Sie öffnen sie und:

wählen, wie viele Plätze sie brauchen (bis zu der Zahl, die Sie vergeben haben), und dann Annehmen: Ihre Tickets werden in diesem Moment erstellt und an ihre E-Mail-Adresse geschickt;
oder Ablehnen: Das sehen Sie in der Liste.

Ihre Tickets zeigen „Einladung“ statt eines Preises und werden am Einlass wie die anderen gescannt.

Die Antworten verfolgen

Die Zahlen oben im Tab Gästeliste und der Status jedes Gastes:

Status	Bedeutung
Nicht gesendet	Auf der Liste, noch keine Einladung verschickt.
Eingeladen	Die Einladung wurde verschickt; noch keine Antwort. Zuletzt gesendet zeigt, wann.
Zugesagt	Der Gast hat angenommen: Seine Tickets wurden verschickt.
Abgesagt	Der Gast hat abgelehnt.

Senden Sie erneut an einen bereits eingeladenen Gast: Er erhält dieselbe Einladung noch einmal. CSV exportieren lädt die Liste mit den Status herunter.

Warum es so funktioniert

Tickets entstehen erst mit der Zusage, damit Gäste, die nicht kommen, kein Ticket blockieren, und damit Sie sehen, wer kommt.
Gäste wählen ihre Plätze bis zu dem, was Sie erlaubt haben: Wer mit zwei Plätzen eingeladen ist, kann auch allein kommen.

Wenn etwas nicht stimmt

Was Sie sehen	Warum	Was zu tun ist
Die Datei konnte nicht importiert werden. Prüfen Sie, ob sie die Spalten name und email enthält.	Die erste Zeile der Datei benennt die Spalten nicht oder verwendet andere Namen.	Die erste Zeile muss genau `name,email` lauten (plus die optionalen Spalten). Speichern Sie sie aus Ihrer Tabellenkalkulation als CSV.
N Gäste hinzugefügt (M schon auf der Liste, K Zeilen übersprungen).	Personen, die schon auf der Liste stehen, bleiben unverändert; Zeilen ohne Namen oder gültige E-Mail-Adresse werden übersprungen.	Prüfen Sie die übersprungenen Zeilen in Ihrer Datei.
Ein Gast sagt, er habe die Einladung nicht erhalten	Spam-Ordner oder falsche E-Mail-Adresse.	Bitten Sie ihn, im Spam-Ordner nachzusehen, und wählen Sie dann erneut Senden. Korrigieren Sie die E-Mail-Adresse unter Gäste, falls sie falsch ist.
Ein Gast sieht Diese Einladung ist abgelaufen	Sie wurde vor mehr als 30 Tagen verschickt, und die Veranstaltung liegt mehr als eine Woche zurück.	Wählen Sie in der Gästeliste erneut Senden.
Ein Gast sieht Diese Einladung ist nicht mehr gültig	Sie wurde erneut verschickt (die neueste E-Mail ersetzt ältere), oder sie wurde bereits beantwortet.	Bitten Sie den Gast, die neueste E-Mail zu verwenden, oder wählen Sie erneut Senden.
Ein Gast sieht Diese Veranstaltung ist vorbei	Nach der Veranstaltung lassen sich Einladungen nicht mehr annehmen.	Nichts zu tun.
Entfernen funktioniert bei einem Gast nicht	Sobald eine Einladung verschickt ist, bleibt der Gast auf der Liste.	Nur Gäste mit dem Status Nicht gesendet lassen sich entfernen. Prüfen Sie Namen und E-Mail-Adressen vor dem Senden.