Liste d'invités et invitations

Invitez l'équipe, les artistes, la presse et vos proches. Ils acceptent par e-mail et reçoivent leurs billets, scannés à l'entrée comme les autres.

4 minPropriétaires et éditeurs

La liste d’invités sert aux personnes qui n’achètent pas : votre équipe, les invités des artistes, la presse, les partenaires. Chaque invité reçoit une invitation par e-mail ; quand il accepte, ses billets sont créés et envoyés, et il entre avec eux comme tout le monde.

Vos contacts

Invités, dans le menu, contient vos contacts, pour tous vos événements : nom, e-mail, société, téléphone et langue. Regroupez-les en listes (Gérer les listes : Équipe, Presse, Artistes…) pour inviter toute une liste d’un coup. Un contact peut faire partie de plusieurs listes.

Invités : vos contacts, avec les événements auxquels ils ont été invités

Inviter des personnes à un événement

Ouvrez l’événement, puis l’onglet Liste d’invités.
Ajoutez des invités :
- Ajouter depuis les contacts : choisissez des personnes ou toute une liste, le type de billet et le nombre de places.
- Importer un CSV : un fichier avec les colonnes name et email, et en option phone, company et quantity (les places de cet invité). Choisissez le Billet qu’ils reçoivent. Les nouvelles personnes sont aussi ajoutées à vos contacts.
Vérifiez la liste, puis choisissez Envoyer N invitations (toutes les personnes pas encore invitées), ou cochez certains invités et choisissez Envoyer aux N sélectionnés, ou Envoyer sur une ligne.

Ce que reçoivent les invités

Un e-mail dans leur langue, Vous êtes invité(e) !, avec l’événement, la date, le lieu et leurs places. Ils l’ouvrent et :

choisissent combien de places il leur faut (jusqu’au nombre que vous avez donné), puis Accepter : leurs billets sont créés à ce moment-là et envoyés à leur adresse e-mail ;
ou Refuser : vous le voyez dans la liste.

Leurs billets affichent « Invitation » à la place d’un prix, et sont scannés à l’entrée comme les autres.

Suivre les réponses

Les totaux en haut de l’onglet Liste d’invités, et l’état de chaque invité :

État	Signification
Pas envoyée	Sur la liste, aucune invitation envoyée pour l’instant.
Invité	L’invitation a été envoyée ; pas encore de réponse. Dernier envoi indique quand.
Accepté	L’invité a accepté : ses billets ont été envoyés.
Refusé	L’invité a dit non.

Choisir Envoyer pour un invité déjà invité lui renvoie la même invitation. Exporter en CSV télécharge la liste avec les états.

Pourquoi ce fonctionnement

Les billets sont créés quand les invités acceptent : un invité qui ne vient pas ne bloque pas de billet, et vous voyez qui vient.
Les invités choisissent leurs places dans la limite de ce que vous avez accordé : une personne invitée avec deux places peut venir seule.

Si quelque chose ne va pas

Ce que vous voyez	Pourquoi	Que faire
Le fichier n’a pas pu être importé. Vérifiez qu’il contient les colonnes name et email.	La première ligne du fichier ne nomme pas les colonnes, ou utilise d’autres noms.	Faites de la première ligne exactement `name,email` (avec les colonnes facultatives). Enregistrez le fichier en CSV depuis votre tableur.
N invités ajoutés (M déjà sur la liste, K lignes ignorées).	Les personnes déjà sur la liste restent telles quelles ; les lignes sans nom ou sans e-mail valable sont ignorées.	Vérifiez les lignes ignorées dans votre fichier.
Un invité dit ne pas avoir reçu l’invitation	Ses spams, ou un e-mail erroné.	Demandez-lui de regarder dans ses spams, puis choisissez à nouveau Envoyer. Corrigez l’e-mail dans Invités s’il est faux.
Un invité voit Cette invitation a expiré	Elle a été envoyée il y a plus de 30 jours, et l’événement est passé depuis plus d’une semaine.	Choisissez à nouveau Envoyer depuis la liste d’invités.
Un invité voit Cette invitation n’est plus valable	Elle a été renvoyée (le dernier e-mail remplace les précédents), ou l’invité y a déjà répondu.	Demandez-lui d’utiliser le dernier e-mail, ou choisissez à nouveau Envoyer.
Un invité voit Cet événement est terminé	Les invitations ne peuvent plus être acceptées après l’événement.	Rien à faire.
Retirer ne fonctionne pas pour un invité	Une fois l’invitation envoyée, l’invité reste sur la liste.	Seuls les invités encore Pas envoyée peuvent être retirés. Vérifiez les noms et les e-mails avant l’envoi.