Gastenlijst en uitnodigingen

Nodig crew, artiesten, pers en vrienden uit. Ze accepteren per e-mail en krijgen hun tickets, die aan de ingang gescand worden zoals alle andere.

4 minEigenaars en redacteurs

De gastenlijst is voor mensen die niet kopen: je crew, de gasten van de artiesten, de pers, partners. Elke gast krijgt een uitnodiging per e-mail; als die geaccepteerd wordt, worden de tickets aangemaakt en verstuurd, en komt de gast ermee binnen zoals iedereen.

Je contacten

Gasten in het menu bevat je contacten, voor al je evenementen: naam, e-mail, bedrijf, telefoon en taal. Groepeer ze in lijsten (Lijsten beheren: Crew, Pers, Artiesten…) om een hele lijst in één keer uit te nodigen. Een contact kan op meerdere lijsten staan.

Gasten: je contacten, met de evenementen waarvoor ze uitgenodigd werden

Gasten uitnodigen voor een evenement

Open het evenement en dan het tabblad Gastenlijst.
Voeg gasten toe:
- Toevoegen uit contacten: kies mensen of een hele lijst, het tickettype en het aantal plaatsen.
- CSV importeren: een bestand met de kolommen name en email, en eventueel phone, company en quantity (de plaatsen voor die gast). Kies het Ticket dat ze krijgen. Nieuwe mensen worden ook aan je contacten toegevoegd.
Controleer de lijst en kies dan N uitnodigingen versturen (iedereen die nog niet uitgenodigd is), of vink enkele gasten aan en kies Versturen naar N geselecteerden, of Versturen op één regel.

Wat gasten krijgen

Een e-mail in hun eigen taal, Je bent uitgenodigd, met het evenement, de datum, de locatie en hun plaatsen. Ze openen hem en:

kiezen hoeveel plaatsen ze nodig hebben (tot het aantal dat jij gaf) en kiezen dan Accepteren: hun tickets worden op dat moment aangemaakt en naar hun e-mailadres gestuurd;
of kiezen Afslaan: je ziet het in de lijst.

Hun tickets tonen “Uitnodiging” in plaats van een prijs, en worden aan de ingang gescand zoals de andere.

De antwoorden opvolgen

De aantallen bovenaan het tabblad Gastenlijst, en de status van elke gast:

Status	Betekenis
Niet verstuurd	Op de lijst, nog geen uitnodiging verstuurd.
Uitgenodigd	De uitnodiging is verstuurd; nog geen antwoord. Laatst verstuurd zegt wanneer.
Aanvaard	De gast heeft geaccepteerd: de tickets zijn verstuurd.
Afgeslagen	De gast heeft nee gezegd.

Kies opnieuw Versturen voor een gast die al uitgenodigd werd: die krijgt dezelfde uitnodiging nog eens. CSV exporteren downloadt de lijst met de statussen.

Waarom het zo werkt

Tickets worden aangemaakt als gasten accepteren, zodat een gast die niet komt geen ticket bezet houdt, en je ziet wie er komt.
Gasten kiezen hun plaatsen, tot wat jij toeliet: wie met twee plaatsen uitgenodigd is, kan ook alleen komen.

Als er iets misgaat

Wat je ziet	Waarom	Wat je doet
Het bestand kon niet geïmporteerd worden. Controleer of het de kolommen name en email heeft.	De eerste regel van het bestand noemt de kolommen niet, of gebruikt andere namen.	Maak de eerste regel precies `name,email` (en de optionele kolommen). Sla het bestand op als CSV vanuit je spreadsheetprogramma.
N gasten toegevoegd (M al op de lijst, K regels overgeslagen).	Mensen die al op de lijst staan, blijven zoals ze zijn; regels zonder naam of geldig e-mailadres worden overgeslagen.	Controleer de overgeslagen regels in je bestand.
Een gast zegt de uitnodiging niet gekregen te hebben	De spammap, of een fout e-mailadres.	Vraag de gast om in de spammap te kijken en kies dan opnieuw Versturen. Corrigeer het e-mailadres in Gasten als het fout is.
Een gast ziet Deze uitnodiging is verlopen	Ze werd meer dan 30 dagen geleden verstuurd, en het evenement is meer dan een week voorbij.	Kies opnieuw Versturen vanuit de gastenlijst.
Een gast ziet Deze uitnodiging is niet meer geldig	Ze werd opnieuw verstuurd (de nieuwste e-mail vervangt de oudere), of er is al geantwoord.	Vraag de gast om de laatste e-mail te gebruiken, of kies opnieuw Versturen.
Een gast ziet Dit evenement is voorbij	Uitnodigingen kunnen na het evenement niet meer geaccepteerd worden.	Je hoeft niets te doen.
Verwijderen werkt niet voor een gast	Zodra een uitnodiging verstuurd is, blijft de gast op de lijst.	Alleen gasten die nog op Niet verstuurd staan, kun je verwijderen. Controleer namen en e-mailadressen voordat je verstuurt.